FAQs für Kund*innen - IFG-Portal
Rechtsträger
Was ist ein Rechtsträger im IFG?
Der Rechtsträger ist die verantwortliche öffentliche Stelle, in deren Namen und Zuständigkeit Informationen verarbeitet und bereitgestellt werden. Er ist damit adressiert durch das Gesetz und trägt die rechtliche Verantwortung für die Erfüllung der IFG-Pflichten.
Typische Rechtsträger sind:
-
Gemeinden und Städte
-
Gemeindeverbände
-
Bezirksverwaltungen und Landesbehörden
-
Bundesministerien
-
Körperschaften öffentlichen Rechts (z. B. Sozialversicherungsträger, Kammern)
-
Stiftungen oder Anstalten öffentlichen Rechts
-
Ausgegliederte Einrichtungen , soweit sie öffentliche Aufgaben erfüllen
-
Private, die mit staatlichen Aufgaben beliehen sind
-
Unternehmen, die zu mehr als 50% im öffentlichen Eigentum stehen oder zumindest in einem maßgeblichen Ausmaß öffentlich kontrolliert werden oder vom Rechnugshof oder einem Landesrechnungshof geprüft werden.
Der Rechtsträger ist verantwortlich für:
-
Sicherstellung der Auskunftserteilung auf Anfrage (§ 7 IFG)
-
die proaktive Veröffentlichungspflichten (§ 4 IFG), sofern er der proaktiven Veröffentlichungspflicht unterliegt.
💡
Hinweis:
Während IT-Kommunal die technische Umsetzung des Informationsfreiheitsgesetzes über das IFG-Portal unterstützt, verbleibt die inhaltliche und rechtliche Verantwortung vollständig beim Rechtsträger.
Braucht jeder Rechtsträger einen eigenen Mandanten im IFG-Portal?
Ja. Jeder Rechtsträger benötigt im IFG-Portal einen eigenen Mandanten, um:
-
die rechtliche und organisatorische Trennung sicherzustellen,
-
eine saubere Benutzer- und Rechteverwaltung zu ermöglichen,
-
und Anfragen, Veröffentlichungen sowie Daten eindeutig dem zuständigen Rechtsträger zuordnen zu können.
💡 Beispiel: Wenn eine Gemeinde und ein Gemeindeverband jeweils rechtlich eigenständig agieren, benötigen beide eigene Mandanten – auch wenn sie dieselbe Ansprechperson nutzen.
Mandant
Was ist ein Mandant?
Ein Mandant ist ein kundenbezogener Bereich, in dem alle berechtigten Benutzer*innen Informationen freigeben oder proaktiv veröffentlichen können.
Hinweis:
In kleinen Organisationen genügt häufig ein einziger Mandant für alle Benutzer*innen.
In größeren Strukturen können auch mehrere Mandanten – z. B. für Abteilungen, Bereiche – eingerichtet werden.
Kann ein Kunde mehrere Mandanten haben?
Ja. Ein Kunde kann – je nach Größe, Struktur oder organisatorischem Bedarf – mehrere Mandanten im IFG-Portal erhalten.
Dies ist insbesondere sinnvoll, wenn:
-
mehrere Rechtsträger (z. B. Gemeinde + Gemeindeverband) vom selben Kunden betreut werden
-
organisatorische Einheiten (z. B. Abteilungen, Fachbereiche) getrennt verwaltet werden sollen
-
eine klare Trennung von Daten, Benutzer*innen und Zuständigkeiten erforderlich ist
💡 Hinweis: Standardmäßig wird mindestens ein Mandant pro Kunde eingerichtet. Zusätzliche Mandanten können bei Bedarf beantragt werden.
Ein Mandant kann wie viele Benutzer*innen haben?
Ein Mandant beinhaltet eine unbegrenzte Anzahl an Benutzer*innen.
Alle Benutzer*innen haben die gleichen Rechte und dieselbe Ansicht.
Hat ein Kunde mehrere Mandanten, können diese unterschiedliche Benutzer*innen haben?
Ja.
Wenn ein Kunde über
mehrere Mandanten
verfügt (z. B. für unterschiedliche Abteilungen, Einrichtungen oder Organisationseinheiten), kann
jeder Mandant eigene Benutzer*innen
haben.
Die Benutzer*innen sind dabei
mandantenbezogen berechtigt
, das heißt: Sie haben
nur innerhalb ihres zugewiesenen Mandanten Zugriff
auf Inhalte, Funktionen und Daten – nicht auf andere Mandanten desselben Kunden.
💡 Hinweis: Es ist jedoch auch möglich, einzelne Benutzer*innen mehreren Mandanten zuzuordnen!
Wie kann man im IFG-Portal zwischen mehreren Mandanten wechseln?
Wenn einem Kunden mehrere Mandanten zugeordnet sind, kann dies über die Benutzeroberfläche des Portals erfolgen – vorausgesetzt, der/die Benutzer*in hat Zugriffsrechte auf diese Mandanten.
In diesem Fall:
-
Oben links wird mittels Drop Down eine Mandantenauswahl angezeigt.
-
Der Benutzer kann zwischen den zugewiesenen Mandanten manuell wechseln, um jeweils die zugehörigen Daten, Anfragen oder Veröffentlichungen zu bearbeiten.
Brauchen Gemeindeverbände ohne eigenes Personal einen eigenen Mandanten?
Nein.
Gemeindeverbände, die über kein eigenes Personal verfügen, können eine M
andanten der jeweiligen Sitzgemeinde mitverwenden -
vorausgesetzt, diese hat noch
freie Mandanten zu
r Verfügung.
Zugang & Benutzerverwaltung
Welche Rolle hat der Administrator der im Bestellformular abgefragt wird?
Derzeit ist mit dieser Rolle keine Funktion verbunden. Geplant ist (zeitlich noch nicht absehbar), dass der Kunde künftig einen Admin-Zugriff erhält, mit dem er die Benutzerverwaltung selbstständig durchführen kann.
Welche Rolle können Benutzer*innen im IFG-Portal haben?
Derzeit gibt es im IFG-Portal nur eine einheitliche Benutzerrolle. Alle Benutzer*innen verfügen über die gleichen Rechte.
Wie viele Benutzer*innen kann ein Kunde haben?
Derzeit können im IFG-Portal unbegrenzt viele Benutzer*innen angelegt werden.
Durch wen erfolgt die Benutzerverwaltung?
Die Benutzerverwaltung erfolgt derzeit (noch) durch IT-Kommunal.
Hinweis:
Zukünftig ist geplant, den Mandanten-Administrator*innen (= unseren Partnern) einen eigenen Zugriff zur Benutzerverwaltung bereitzustellen, sodass diese neue Benutzer*innen selbstständig verwalten können.
Wie erfolgt die Benutzeranlage?
Neue Benutzer*innen können über das Ticket-System der IT-Kommunal übermittelt werden: 🔗 https://portal.it-kommunal.at/support/ticket/submit
Bitte wählen Sie beim Absenden des Tickets die entsprechende Kategorie (z. B. IFG-Portal ) und geben Sie alle erforderlichen Informationen zur Benutzeranlage an.
Ein Kunde möchte nachträglich Benutzer*innen zu seinem IFG-Portal hinzufügen – wie funktioniert das?
Die nachträgliche Benutzeranlage erfolgt über das Support-Ticketsystem der IT-Kommunal .
👉 Der zuständige Partner übermittelt die gewünschten Benutzerdaten über folgendes Formular: 🔗 https://portal.it-kommunal.at/support/ticket/submit
Freigabetyp
Was ist der Unterschied zwischen reduziertem und vollem Metadatensatz bei der proaktiven Information gemäß §4 IFG
Gemäß § 4 IFG müssen bestimmte Informationen proaktiv veröffentlicht werden. Dabei gibt es zwei Stufen der Veröffentlichung, die sich im Umfang der Metadaten unterscheiden:
-
Reduzierter Metadatensatz: Enthält nur die grundlegenden Pflichtfelder, die für eine Veröffentlichung auf data.gv.at erforderlich sind.
Er dient als Mindestanforderung für eine gültige Veröffentlichung. -
Voller Metadatensatz: Beinhaltet alle verfügbaren Metainformationen wie Beschreibung, Themenkategorie, Sprache, Herausgeber, Format, Aktualisierungszyklus usw. Diese Variante erhöht die Transparenz und Auffindbarkeit der veröffentlichten Inhalte deutlich.
💡 Empfehlung: Der reduzierte Metadatensatz ist gesetzlich ausreichend, jedoch wird aus Gründen der Nachvollziehbarkeit und Nutzerfreundlichkeit der volle Metadatensatz empfohlen.
Lizenz
Welche Lizenzarten stehen zur Auswahl?
Im Rahmen des Informationsfreiheitsgesetzes (IFG) – insbesondere bei proaktiven Veröffentlichungen gemäß § 4 IFG – müssen veröffentlichte Informationen mit einer klar definierten Lizenz versehen werden. Diese regelt die Nutzungs- und Weiterverwendungsrechte durch Dritte (z. B. Bürger*innen, Medien, Unternehmen).
Hier sind die Lizenzarten, die in der Praxis (z. B. über data.gv.at) zur Auswahl stehen:
| Lizenz-ID | Titel | Kurzbeschreibung | Empfehlung |
|---|---|---|---|
| cc-by-40 | Creative Commons Namensnennung 4.0 International | Weit verbreitete Standardlizenz: erlaubt jede Nutzung – auch kommerziell –, solange der Urheber genannt wird. | ✅ Empfohlen (modern & international) |
| cc-by-30 | Creative Commons Attribution License 3.0 | Ältere Version der obigen Lizenz. | 🔄 Nur falls 4.0 nicht möglich |
| cc-by-at-30 | CC Namensnennung 3.0 Österreich | Österreich-spezifisch, ansonsten wie cc-by-30. | 🔄 OK, aber 4.0 ist internationaler |
| cc-by-sa | Namensnennung + gleiche Bedingungen (Share Alike) | Nutzung erlaubt, aber neue Werke müssen unter derselben Lizenz veröffentlicht werden. | ⚠️ Eher für kreative Inhalte |
| cc-by-sa-20 | Wie oben, aber alte Version 2.0 | Veraltet | ❌ Nicht mehr empfohlen |
| cc-zero | CC0 1.0 Universell | Verzicht auf alle Rechte – Inhalt ist quasi „gemeinfrei“. Keine Namensnennung nötig. | ✅ Für maximale Offenheit |
| other-pd | Public Domain | Entspricht der gesetzlichen Gemeinfreiheit laut österreichischem Recht | ✅ Für rein sachliche Inhalte ohne Urheberschutz |
Was passiert mit dem Eintrag im Feld "Lizenz Zitat"
Wenn im Feld „Lizenz Zitat“ eine Beschreibung eingetragen wird, wird dieser Text als Teil der Metadaten mit übermittelt.
Er ist somit auch auf data.gv.at sichtbar und kann dort öffentlich aufgerufen werden.
Datenverantwortliche Stelle und zur veröffentlichende Stelle
Was ist die datenverantwortliche Stelle?
Die Datenverantwortliche Stelle sollte mit Bedacht gewählt werde, denn:
📌 Die veröffentlichende Stelle muss nicht die datenverantwortliche Stelle sein. In der Praxis ist das nicht immer die Gemeinde – etwa bei:
-
Gutachten,
-
technischen Stellungnahmen,
-
oder Berichten von externen Dienstleistern (z. B. Ziviltechniker, Gutachterbüros).
In diesen Fällen liegt die datenschutzrechtliche Verantwortung beim jeweiligen Ersteller, nicht bei der Gemeinde.
Was ist die veröffentlichende Stelle?
Die veröffentlichende Stelle ist die juristische Person des öffentlichen Rechts , die gemäß IFG verpflichtet ist, bestimmte Informationen proaktiv öffentlich zugänglich zu machen – auch ohne vorherige Anfrage (vgl. § 4 IFG).
Das kann sein:
-
eine Gemeinde oder Stadtverwaltung
-
ein Gemeindeverband
-
eine Bezirkshauptmannschaft oder Landesbehörde
-
ein öffentlich-rechtlicher Fonds oder eine ausgegliederte Organisation , wenn sie hoheitliche Aufgaben wahrnimmt
Rolle der veröffentlichenden Stelle:
-
Sie ist für die Auswahl, Pflege und Aktualisierung der veröffentlichten Informationen verantwortlich.
-
Sie muss sicherstellen, dass die veröffentlichten Daten vollständig, korrekt und zugänglich sind.
Datenquellen
Was ist eine Datenquelle?
Datenquelle bezeichnet die Art der Information:
-
Datensatz (z. B. Tabelle)
-
Dienst (z. B. Webservice)
-
Dokument (z. B. PDF, Word)
Aministration
Wie funktioniert der Erinnerungstermin?
Der Erinnerungstermin ist ein definierter Zeitpunkt innerhalb des Bearbeitungsprozesses einer IFG-Anfrage , zu dem das System automatisch an die Bearbeitung erinnert. Der Erinnerungstermin ist nicht gleichzusetzen mit der Frist selbst , sondern dient lediglich als prozessbegleitende Unterstützung.
Im System wird dieser Termin wie folgt verarbeitet:
-
Das D atum der Erinnerung erscheint im Dashboard in der Spalte „Erinnerung am“ .
-
Zum Zeitpunkt des Erinnerungstermins erhält die zuletzt bearbeitende Person automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung.
Was bedeuten die Freigabearten?
Die Freigabearten geben an, wie Informationen im Rahmen einer IFG-Anfrage bereitgestellt werden. Zur Auswahl stehen folgende Freigabearten:
🔘 Keine
Es wurde (
noch) keine Freigabe vorgenommen
. Die Anfrage ist entweder noch in Bearbeitung oder es wurde noch kein Freigabekanal gewählt. Es kann auch nur zur internen Dokumentation dienen.
Die angefragten Informationen werden
elektronisch per E-Mail
übermittelt.
Dies ist in der Praxis die häufigste und unkomplizierteste Form der Freigabe.
✉️
Postalisch
Die Antwort wird
per Briefpost
zugestellt
🤝 Persönlich
Die Information wurde
im Rahmen eines persönlichen Gesprächs oder durch Einsichtnahme vor Ort
freigegeben.
Es kann im Zuge der Bearbeitung einer Informationsanfrage festgestellt werden, dass die angeforderten Daten ohnehin proaktiv zu veröffentlichen wären. In diesem Fall kann die Veröffentlichung nach § 4 IFG erfolgen – und die Anfrage gleichzeitig als beantwortet gelten.
Allgemeiner Prozess
Prozess von der Bestellung bis zur Verrechnung
Wie erfolgt die Bestellung des IFG-Portals?
Die Bestellung des IFG-Portals erfolgt ausschließlich über das Online-Bestellformular des jeweils zuständigen Partners.
-
Ausfüllen des Online-Formulars durch die Kund*innen
-
Automatische Weiterleitung an das Antrags-Postfach des Partners
Was passiert mit dem online übermittelten Bestellformular der Kund*innen?
Das vom Kunden ausgefüllte Bestellformular wird automatisch im Antrags-Postfach des jeweiligen Partners abgelegt.
-
Das Formular muss sowohl vom Kunden als auch vom Partner unterfertigt werden.
-
Nach dem Eingang im Antrags-Postfach erhält der Kunde das unterfertigte Formular zurück übermittelt.
-
Nach Eingang der Bestellung erfolgt von IT-Kommunal die Mandantenanlage.
Wie werden den Kund*innen die Zugangsdaten gesendet?
Der Kunde erhält von IT-Kommunal die Zugangsdaten per E-Mail. (Wir arbeiten bereits daran, diesen Prozessschritt künftig an Sie zu übergeben.)
Folgende Informationen sind in dieser E-Mail enthalten:
-
🔗 Link zum Handbuch d es jeweiligen Partners bzw. des IT-Kommunal Handbuchs
-
✉️ Support-E-Mail-Adresse des jeweiligen Partners.
-
🕵️ BCC-Information: Im BCC-Feld der E-Mail soll die E-Mail-Adresse der für die Verrechnung zuständigen Person eingetragen werden.
Damit erhält der Partner automatisch die Information, dass die Zugangsdaten an den Kunden übermittelt wurden – und die Verrechnung eingeleitet werden kann.
Wann kann die Verrechnung an den Kunden erfolgen?
Sobald die E-Mail mit den Zugangsdaten an den Kunden gesendet wird, kann der Partner die Verrechnung einleiten.
Wie erfolgt die Verrechnung an Kund*innen?
Die
einmaligen Kosten
fallen
sofort bei Bestellung
an.
Die laufenden Kosten werden:
- im ersten Jahr anteilig für den verbleibenden Jahreszeitraum im Voraus verrechnet und
- ab dem Folgejahr jeweils zu Jahresbeginn für das gesamte Kalenderjahr im Voraus fällig.
Wer ist für die Rechnungslegung verantwortlich?
Für die Rechnungslegung an den Kunden ist ausschließlich der jeweils zuständige Partner verantwortlich. Die Abrechnung erfolgt direkt durch den Partner, nicht durch IT-Kommunal.
💡 Hinweis: Die Rechnungslegung kann eingeleitet werden, sobald die Zugangsdaten an den Kunden übermittelt wurden.
Nutzungsbedingungen
Support
Wer ist Ansprechpartner für Kund*innen?
Erste Anlaufstelle für Kund*innen ist der jeweils zuständige Partner
Nur wenn der Partner eine Anfrage nicht selbst beantworten kann , wird diese über das Ticketsystem an IT-Kommunal weitergeleitet: 🔗 https://portal.it-kommunal.at/support/ticket/submit
💡 Hinweis: Kund*innen sollen sich nicht direkt an IT-Kommunal wenden , sondern ausschließlich über ihren Partner.
Support-Anfragen von Kund*innen
Sollten Support-Anfragen von Kund*innen beim Partner eingehen , werden diese grundsätzlich vom Partner selbst bearbeitet .
Sollte der Partner eine Anfrage nicht eigenständig beantworten können , ist diese ausnahmslos über das Ticket-System der IT-Kommunal an uns weiterzuleiten:
🔗 https://portal.it-kommunal.at/support/ticket/submit
Bitte keine Weiterleitung per E-Mail oder Telefon. Nur Anfragen über das Ticketsystem werden zuverlässig dokumentiert und bearbeitet.
Wie werden Anfragen von Partnern bei IT-Kommunal eingekippt?
Anfragen von Partnern werden ausschließlich über das Ticketsystem von IT-Kommunal eingereicht.
👉 Ticket-Formular: 🔗 https://portal.it-kommunal.at/support/ticket/submit
Bitte wählen Sie im Formular die passende Kategorie (z. B. IFG-Portal , Anonymisierungs-Portal , etc.) und geben Sie eine klare Beschreibung des Anliegens an – inklusive ggf. betroffener Organisation, Benutzername oder Kundendaten.
💡 Hinweis: Anfragen per E-Mail oder Telefon können nicht verarbeitet werden – das Ticketsystem gewährleistet eine strukturierte und nachvollziehbare Bearbeitung.
Handbuch zum IFG-Portal
IT-Kommunal stellt ein Online-Handbuch zum IFG-Portal zur Verfügung:
https://verwaltungscloud.at/s/Fb22BbpN37orace/download?path=IFG-Portal/Benutzerhandbuch/IT-Kommunal_IFG-Portal_Benutzerhandbuch.pdf
Sollten Partner ein eigenes Handbuch mit ihrem eigenen Logo erstellen wollen, stellt IT-Kommunal lediglich die jeweils aktualisierte Word-Version des Originals zur Verfügung – ohne separate Kennzeichnung oder Auflistung der vorgenommenen Änderungen.